Comprar por Internet forma parte ya de nuestra rutina. Ropa, alimentación, tecnología, productos para el hogar o cualquier compra de última hora puede acabar llegando directamente a nuestra puerta. Esta comodidad ha provocado que en muchas comunidades de vecinos el número de repartidores que acceden diariamente al edificio haya aumentado considerablemente. Y con ellos han aparecido nuevas situaciones que hace unos años apenas existían: paquetes abandonados en el portal, entregas realizadas a vecinos que no son los destinatarios, mensajeros recorriendo zonas comunes, cajas acumuladas junto a conserjería o paquetes que desaparecen antes de que su propietario pueda recogerlos.
El control de paquetería en comunidades de vecinos se ha convertido, por tanto, en una tarea cada vez más importante dentro de los servicios auxiliares. No se trata únicamente de recibir una caja y dejarla encima de una mesa. Una gestión adecuada permite establecer un procedimiento ordenado para las entregas, controlar el acceso de repartidores y reducir considerablemente las incidencias relacionadas con la recepción de mercancías.
Un auxiliar de servicios puede actuar como punto de referencia para los repartidores que llegan a la comunidad. De esta manera, se evita en buena medida que diferentes empresas de mensajería tengan que desplazarse libremente por el edificio buscando viviendas o intentando localizar a los destinatarios. Dependiendo de las normas establecidas por cada comunidad, el auxiliar puede atender al repartidor, comprobar a quién corresponde el envío, gestionar su recepción conforme al protocolo acordado y comunicar posteriormente al vecino que dispone de un paquete pendiente de recogida.
Este procedimiento también ayuda a mantener un mayor control sobre las personas ajenas a la comunidad que acceden al inmueble. En edificios con muchas viviendas pueden producirse decenas de entregas en un solo día, especialmente durante campañas como Navidad, Black Friday o periodos de rebajas. Sin ningún tipo de organización, resulta complicado saber quién ha entrado, para qué vivienda lo ha hecho o cuánto tiempo permanece dentro de las instalaciones.
La recepción centralizada de determinados paquetes permite reducir este tránsito innecesario por las zonas comunes. Además de mejorar la organización, contribuye a mantener una mayor privacidad para los residentes y facilita que los repartidores realicen su trabajo de una manera más rápida. En lugar de recorrer diferentes plantas, pueden dirigirse al punto establecido por la comunidad y seguir el procedimiento definido para las entregas.
Otro problema habitual es la acumulación de paquetes. Cuando no existe un protocolo claro, las cajas pueden terminar junto a los buzones, detrás del mostrador de recepción, en pasillos o incluso junto a las puertas de las viviendas. Además de ofrecer una mala imagen, esta situación puede generar molestias, obstaculizar zonas de paso y aumentar el riesgo de pérdidas o confusiones. Establecer una zona específica para la paquetería y unas normas de recepción y retirada ayuda a evitar estos problemas.
También es importante dejar claro que cada comunidad debe definir previamente cómo quiere gestionar este servicio. No todos los paquetes pueden o deben ser recepcionados de la misma manera. Puede establecerse, por ejemplo, que no se acepten envíos de grandes dimensiones, productos que requieran condiciones especiales de conservación, mercancías especialmente delicadas o entregas que impliquen pagos, comprobaciones o responsabilidades adicionales. Cuanto más claro sea el protocolo, menores serán las posibilidades de conflicto entre vecinos, repartidores y personal auxiliar.
El control de paquetería puede integrarse además dentro de un servicio más amplio de auxiliares para comunidades de propietarios. La atención a residentes y visitantes, el control básico de accesos, la supervisión de determinadas zonas comunes, la apertura y cierre de instalaciones o la comunicación de incidencias son algunas de las funciones que pueden complementar este servicio, siempre dentro de las competencias correspondientes al personal auxiliar y sin asumir funciones reservadas legalmente al personal de seguridad privada.
Esta diferencia es especialmente importante. Un auxiliar de servicios no es un vigilante de seguridad y sus funciones deben estar correctamente delimitadas. En materia de paquetería, su labor se centra fundamentalmente en la organización, recepción conforme al protocolo establecido, información, registro cuando proceda y comunicación con los residentes. Cuando una comunidad necesita funciones específicas de vigilancia o seguridad, debe recurrir a profesionales habilitados para realizarlas.
Cada edificio tiene además necesidades diferentes. No requiere el mismo sistema una comunidad pequeña de veinte viviendas que una urbanización con varios portales, zonas comunes y cientos de residentes. Antes de implantar un servicio de control de paquetería conviene analizar el volumen habitual de entregas, los horarios con mayor actividad, el espacio disponible para almacenar temporalmente los envíos y las necesidades particulares de los vecinos.
En LVT Iberia Control y Servicios Auxiliares estudiamos las características de cada comunidad para plantear servicios adaptados a su funcionamiento real. El objetivo es conseguir que tareas cotidianas como la recepción de paquetes se desarrollen de una manera ordenada, profesional y cómoda tanto para los propietarios como para los administradores de fincas.
Porque cuando diariamente entran y salen numerosos repartidores y se reciben decenas de envíos, la paquetería deja de ser un detalle menor. Una buena organización puede evitar pérdidas, molestias y discusiones innecesarias, mejorar el funcionamiento de la comunidad y aportar algo que los vecinos valoran especialmente: tranquilidad.