Contratar una empresa de conserjería para una comunidad de propietarios no debería consistir simplemente en cubrir un horario y tener una persona sentada en una garita.

Un buen servicio de conserjería implica atención, control, prevención, comunicación y capacidad para detectar y trasladar incidencias antes de que terminen convirtiéndose en un problema.

Sin embargo, muchas comunidades se encuentran con una situación bastante habitual: pagan todos los meses por el servicio, pero realmente no saben si se está realizando correctamente.

¿Cómo podemos comprobarlo?

1. El cumplimiento del horario es solo el principio

Parece evidente, pero el primer punto que debe garantizar cualquier empresa de servicios auxiliares es que el trabajador se encuentre en su puesto durante el horario contratado.

La puntualidad, las ausencias o los abandonos del puesto deberían estar controlados por la empresa responsable del servicio, sin que tenga que ser el presidente de la comunidad o el administrador de fincas quien detecte constantemente los incumplimientos.

Pero comprobar la asistencia no es suficiente.

Un trabajador puede estar físicamente en su puesto durante toda la jornada y, aun así, el servicio ser claramente mejorable.

La pregunta no debería ser únicamente:

“¿Ha venido hoy el conserje?”

También deberíamos preguntarnos:

“¿Se están realizando correctamente las funciones contratadas?”

2. Debe existir una supervisión por parte de la empresa

Una empresa de conserjería no debería limitarse a contratar a un trabajador, asignarlo a una comunidad y olvidarse de él.

La supervisión forma parte del servicio.

Esto implica comprobar periódicamente el funcionamiento del puesto, conocer las incidencias existentes, revisar el cumplimiento de las funciones establecidas y mantener contacto tanto con el personal como con el cliente.

Cuando no existe supervisión, pequeños problemas pueden mantenerse durante semanas o incluso meses sin que nadie tome medidas.

En LVT IBERIA consideramos que la empresa debe tener una participación activa en el funcionamiento de cada servicio.

El cliente contrata a una empresa precisamente para no tener que convertirse él mismo en supervisor del trabajador.

3. Las incidencias deben quedar registradas

Una puerta que no cierra correctamente.

Una luz averiada.

Una fuga de agua.

Un vehículo desconocido estacionado durante varios días.

Una empresa que accede a realizar trabajos.

Un problema con una zona común.

Son situaciones aparentemente pequeñas que forman parte del día a día de muchas comunidades de propietarios.

El valor de un buen servicio está también en detectar estas situaciones y comunicarlas.

Disponer de un sistema de registro de incidencias permite conocer qué ha ocurrido, cuándo se ha detectado y qué actuaciones se han realizado.

Además, facilita enormemente el trabajo del administrador de fincas y de los responsables de la comunidad.

4. El conserje debe conocer claramente sus funciones

Uno de los problemas más habituales aparece cuando nadie ha definido exactamente qué debe hacer el trabajador.

El resultado suele ser una acumulación de instrucciones transmitidas verbalmente por diferentes vecinos:

“Ya que estás, haz esto.”

“El anterior conserje hacía aquello.”

“El presidente me dijo que…”

Con el tiempo, nadie sabe exactamente qué tareas forman parte del servicio contratado.

Por eso es recomendable establecer funciones y procedimientos claros.

Control de accesos, recepción de paquetería, apertura y cierre de instalaciones, rondas, revisión visual de zonas comunes, gestión de determinadas incidencias o atención a proveedores son algunas de las funciones que pueden formar parte de un servicio auxiliar dependiendo de las necesidades de cada instalación.

Cuanto más claras estén las funciones, más sencillo será comprobar su cumplimiento.

5. La comunicación con el administrador debe ser sencilla

Un administrador de fincas gestiona numerosas comunidades y cientos de incidencias.

No debería necesitar realizar varias llamadas para descubrir qué ha ocurrido en una finca.

La empresa responsable del servicio debe facilitar esa comunicación.

Cuando existe una incidencia importante, debe trasladarse de manera rápida, clara y con la información necesaria para poder tomar decisiones.

La tecnología puede ayudar enormemente en este punto.

Los registros digitales, controles de asistencia y sistemas de comunicación permiten disponer de información prácticamente en tiempo real y mantener un histórico de las incidencias del servicio.

6. ¿Qué ocurre cuando el trabajador falta?

Este es uno de los momentos en los que realmente se pone a prueba a una empresa de servicios auxiliares.

Vacaciones, bajas médicas, permisos o imprevistos existen en cualquier plantilla.

La diferencia está en cómo responde la empresa.

Una comunidad que contrata directamente a una persona tiene que gestionar este tipo de situaciones.

Cuando contrata una empresa especializada, espera precisamente que exista capacidad para organizar sustituciones y mantener el servicio con la mayor normalidad posible.

La capacidad de respuesta ante una ausencia es, por tanto, uno de los puntos que deberían valorarse al evaluar la calidad de una empresa de conserjería.

7. Un buen servicio también debe prevenir problemas

No todas las actuaciones tienen que producirse después de una incidencia.

Un buen auxiliar de servicios conoce las instalaciones y termina detectando situaciones que se salen de la normalidad.

Una puerta que empieza a fallar.

Una zona donde aparece humedad.

Una iluminación que lleva varios días funcionando incorrectamente.

Una acumulación de objetos donde no debería existir.

Detectar y comunicar estas situaciones a tiempo puede evitar reparaciones más costosas o problemas posteriores.

Esta capacidad de observación es una de las partes menos visibles del servicio, pero también una de las más importantes.

Entonces, ¿cómo saber si tu comunidad recibe un buen servicio?

Hay algunas preguntas sencillas que pueden ayudar:

¿Existe control real de asistencia?

¿Las funciones del trabajador están claramente definidas?

¿Se registran las incidencias?

¿La empresa supervisa periódicamente el servicio?

¿Existe comunicación fluida con el administrador o la comunidad?

¿Se gestionan correctamente las sustituciones?

¿Se detectan problemas o simplemente se espera a que alguien los comunique?

Si varias respuestas son negativas, probablemente exista margen para mejorar el servicio.

LVT IBERIA: control, seguimiento y comunicación

En LVT IBERIA CONTROL Y SERVICIOS AUXILIARES entendemos que prestar un servicio de conserjería significa mucho más que cubrir un puesto durante determinadas horas.

Nuestro objetivo es establecer servicios organizados, con funciones definidas, seguimiento, control de asistencia y comunicación de incidencias.

Cada comunidad y cada instalación tienen necesidades diferentes. Por eso estudiamos previamente el servicio para determinar qué funciones son necesarias y cómo organizarlas de manera eficiente.

Porque una buena empresa de servicios auxiliares no debería generar más trabajo al cliente.

Debería quitárselo.

Si eres administrador de fincas, presidente de una comunidad o responsable de unas instalaciones y quieres estudiar cómo mejorar vuestro actual servicio de conserjería o auxiliares, puedes contactar con LVT IBERIA y solicitar información sin compromiso.