Cada vez más comunidades de propietarios recurren a empresas de servicios auxiliares para mejorar el funcionamiento diario de sus edificios, urbanizaciones y residenciales. El auxiliar de servicios puede convertirse en una figura fundamental para la atención a vecinos y visitantes, el control de instalaciones, la gestión de incidencias y muchas otras tareas necesarias para que una comunidad funcione correctamente. Sin embargo, contratar este servicio únicamente pensando en cubrir un puesto puede terminar generando más problemas que soluciones. Estos son diez errores que muchas comunidades deberían evitar.

1. Elegir únicamente por precio. Uno de los errores más habituales es comparar presupuestos fijándose exclusivamente en la cantidad final. Cuando existen diferencias importantes entre ofertas aparentemente similares, conviene analizar qué incluye realmente cada servicio. Formación del personal, supervisión, sustituciones, estructura operativa, gestión de incidencias o capacidad de respuesta tienen un coste. Un presupuesto especialmente económico puede terminar siendo caro si el servicio no responde a las necesidades de la comunidad.

2. No definir correctamente las funciones. Antes de contratar un auxiliar de servicios es fundamental establecer qué tareas necesita realmente la comunidad. Atención de visitas, recepción de paquetería, revisión de determinadas instalaciones, apertura y cierre de zonas comunes, comunicación de incidencias o apoyo en tareas organizativas son algunos ejemplos. Cuanto más claras estén las funciones desde el principio, más sencillo será organizar el servicio y evaluar posteriormente su funcionamiento.

3. Confundir un auxiliar de servicios con un vigilante de seguridad. Este punto es especialmente importante. Un auxiliar de servicios no sustituye a un vigilante de seguridad ni puede asumir funciones reservadas legalmente al personal de seguridad privada. Por eso es fundamental que la empresa contratada conozca perfectamente los límites de cada puesto y diseñe el servicio respetando la normativa aplicable. Una comunidad debe saber exactamente qué está contratando y qué funciones puede desarrollar cada profesional.

4. Contratar personal sin una empresa que respalde el servicio. El trabajo diario del auxiliar es importante, pero también lo es todo lo que existe detrás. Una empresa especializada debe proporcionar coordinación, planificación, supervisión y capacidad para resolver imprevistos. La comunidad no debería convertirse en responsable de solucionar cada ausencia, cambio de turno o incidencia relacionada con el personal.

5. No valorar las sustituciones. ¿Qué ocurre si el auxiliar habitual está de vacaciones, enferma o no puede acudir a su puesto? Esta pregunta debería plantearse antes de firmar cualquier contrato. Un buen servicio debe contar con mecanismos que permitan gestionar sustituciones y mantener la continuidad siempre que sea posible. De poco sirve tener un excelente profesional asignado si cualquier ausencia deja a la comunidad sin servicio.

6. No establecer protocolos de actuación. Cada comunidad es diferente. Los accesos, horarios, zonas comunes, garajes, piscinas, instalaciones y necesidades de los vecinos pueden variar considerablemente. Por eso, el auxiliar debe disponer de instrucciones claras sobre cómo actuar ante las situaciones habituales y a quién comunicar una incidencia cuando sea necesario. La improvisación constante suele ser una de las principales fuentes de problemas.

7. Olvidarse de la supervisión. Contratar el servicio y olvidarse de él tampoco es una buena estrategia. La empresa responsable debe realizar un seguimiento del funcionamiento del puesto, mantener comunicación con la comunidad y detectar posibles problemas antes de que se conviertan en situaciones más complicadas. La supervisión permite además adaptar las tareas cuando cambian las necesidades del edificio o residencial.

8. No establecer un sistema para comunicar incidencias. Una bombilla fundida, una puerta que no cierra correctamente, una avería en una zona común o cualquier otra anomalía puede parecer pequeña, pero necesita llegar a la persona adecuada. Es recomendable disponer de un procedimiento sencillo para registrar y comunicar incidencias. El auxiliar puede convertirse así en una importante fuente de información sobre lo que ocurre diariamente en las instalaciones.

9. No valorar la actitud y el trato personal. El auxiliar de servicios suele estar en contacto directo con vecinos, proveedores, repartidores y visitantes. Por este motivo, la educación, presencia, capacidad de comunicación y actitud profesional son tan importantes como el cumplimiento de las tareas asignadas. En muchos casos, este profesional termina convirtiéndose en una de las caras más visibles de la comunidad.

10. Pensar que todas las comunidades necesitan exactamente el mismo servicio. Una urbanización con piscina, garaje y varias zonas comunes no tiene las mismas necesidades que un edificio residencial pequeño. Tampoco necesita necesariamente el mismo horario, número de profesionales o distribución de tareas. Un servicio eficaz debe diseñarse después de analizar las características concretas de cada comunidad y no simplemente aplicar una solución estándar.

Contratar correctamente un servicio auxiliar significa ir mucho más allá de colocar una persona en una recepción o entrada. Se trata de organizar un servicio que ayude a mejorar el funcionamiento diario de la comunidad, facilite la comunicación de incidencias y permita que determinadas tareas estén correctamente atendidas. Para conseguirlo resulta fundamental definir previamente las necesidades, establecer protocolos claros y contar con una empresa capaz de coordinar y supervisar al personal.

En LVT Iberia Control y Servicios Auxiliares diseñamos servicios adaptados a las características y necesidades de cada comunidad de propietarios. Analizamos las instalaciones, horarios y funciones necesarias para plantear una organización adecuada del servicio, siempre diferenciando claramente las funciones propias de los servicios auxiliares de aquellas reservadas a otros profesionales.

Porque contratar un auxiliar de servicios no debería consistir simplemente en cubrir horas. El objetivo debe ser conseguir que esas horas aporten organización, atención y tranquilidad al funcionamiento diario de la comunidad.